山東(dong)省人(ren)力資源社會(hui)保(bao)障業務(wu)電(dian)子檔案(an)

管理辦法（試行）

 

總  則

 

第一條  為規范電子檔案管理，明(ming)確電子檔案效(xiao)力(li)，為網上政務服務提供支撐，制(zhi)定本辦法。

第二條  本辦法適(shi)用于人(ren)力資源社會保障部門、申請(qing)人(ren)（含公民、法人(ren)、其(qi)他組織(zhi)）在(zai)業務處理過程中產生(sheng)的電(dian)子(zi)文件(jian)歸檔與電(dian)子(zi)檔案管(guan)理（涉密(mi)檔案除外）。

第三條  電(dian)子(zi)文件是指國(guo)家(jia)機構(gou)、社會(hui)組(zu)織或(huo)個(ge)人在(zai)履行其(qi)法定職責或(huo)處(chu)理事(shi)務過(guo)程中(zhong)，通過(guo)計(ji)算(suan)機等電(dian)子(zi)設備形(xing)成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。電(dian)子(zi)文件由內容、結構(gou)、背(bei)景組(zu)成。

電子(zi)檔(dang)案是指(zhi)具有憑證、查考(kao)和保(bao)存價(jia)值并歸檔(dang)保(bao)存的電子(zi)文件。

第四(si)條(tiao)  人力(li)資源社會保(bao)障部門按(an)照(zhao)規范形成的電子(zi)檔案與紙質(zhi)檔案具有(you)同等(deng)法律效力(li)。

第五條  人(ren)力資源社會保(bao)障(zhang)部門辦理公民、法人(ren)和其他組織的申(shen)請事項(xiang)時，可以(yi)通過(guo)電子檔案(an)管(guan)理系(xi)統(tong)提(ti)取、確認的證(zheng)明文件(jian)，不再另(ling)行(xing)要求申(shen)請人(ren)提(ti)供(gong)內容(rong)相(xiang)同的證(zheng)明文件(jian)。

第六條  通過電子檔案管(guan)理系統提取、確認(ren)的(de)(de)證(zheng)明文件，視為符合法律(lv)、法規(gui)規(gui)定的(de)(de)要(yao)求。法律(lv)、法規(gui)、規(gui)章另有規(gui)定的(de)(de)除外。

第七條  電(dian)子(zi)文(wen)件歸檔(dang)(dang)和電(dian)子(zi)檔(dang)(dang)案管理(li)工作分工如下:

（一(yi)）各級(ji)人力資源社會保(bao)障部(bu)門(men)辦(ban)公室負責(ze)制定電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)文(wen)件歸檔(dang)與電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)制度，指導業(ye)務(wu)部(bu)門(men)提出業(ye)務(wu)系(xi)統電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)文(wen)件歸檔(dang)功能要求;負責(ze)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)檔(dang)案(an)的保(bao)密管(guan)理(li)，指導業(ye)務(wu)部(bu)門(men)做好電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)文(wen)件歸檔(dang)等工(gong)作(zuo)；負責(ze)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)檔(dang)案(an)歸檔(dang)和管(guan)理(li)工(gong)作(zuo)的督導檢查。

（二(er)）各級(ji)人力(li)(li)資(zi)源(yuan)社(she)會保障部門(men)業務處（科）室負責電子(zi)文(wen)件的收集、整理、著錄(lu)、移交歸檔等工(gong)作，在同(tong)級(ji)人力(li)(li)資(zi)源(yuan)社(she)會保障部門(men)辦(ban)公室指導下做(zuo)好電子(zi)檔案編(bian)目、管理等工(gong)作。

（三）各級人力(li)資源社會保障部門(men)信息化工(gong)作機構負責依據(ju)標(biao)準設立(li)業務系統(tong)電子文件歸檔功能，負責電子檔案管(guan)理系統(tong)的建設與(yu)應(ying)用(yong)培(pei)訓，為(wei)電子檔案管(guan)理提供(gong)信息化支持。

第八條  電子文件歸檔與電子檔案實(shi)行(xing)全(quan)程、集中管理,執(zhi)行(xing)規范的(de)(de)工作程序(xu)，采(cai)取必要的(de)(de)技術手段，對全(quan)過程實(shi)行(xing)監控，確保電子檔案的(de)(de)真實(shi)性(xing)、準確性(xing)、完整性(xing)與可用性(xing)。

 

 電(dian)子文件的收集(ji)與整理

 

第九條  電子(zi)(zi)文(wen)件(jian)及其元數(shu)據的收集(ji)，應(ying)在(zai)業務(wu)系統辦理(li)過程中完(wan)(wan)成。業務(wu)部門(men)應(ying)當(dang)全(quan)面、完(wan)(wan)整地收集(ji)電子(zi)(zi)文(wen)件(jian)，電子(zi)(zi)文(wen)件(jian)內容(rong)信息(xi)與其形成時的內容(rong)信息(xi)保持一致(zhi)。

電(dian)子(zi)文件(jian)元數(shu)據(ju)是(shi)指(zhi)描述(shu)電(dian)子(zi)文件(jian)和電(dian)子(zi)檔(dang)案的內容、背景(jing)、結構及其管理過程的數(shu)據(ju)，應與(yu)電(dian)子(zi)文件(jian)一并收集、歸(gui)檔(dang)。

第十條  電子文件應當按照以下要求進行整理：

（一）在電子文件擬制、辦(ban)理或收集過(guo)程(cheng)中(zhong)完成分類、排序、命名(ming)、期限、存儲(chu)等整理活動。

（二）一般以(yi)(yi)“件”為管(guan)理(li)單位整理(li)電子(zi)文件，特殊情況下，也(ye)可根據實際(ji)以(yi)(yi)“卷”為管(guan)理(li)單位進行(xing)整理(li)。

（三(san)）電子(zi)文件的(de)排序、分類等(deng)執行紙質文件歸檔(dang)整理有(you)關政(zheng)策規定(ding)。

（四）歸檔電子(zi)文件(jian)保管期限分為永久、定期30年(nian)或(huo)定期10年(nian)等，與對應歸檔的(de)紙質文件(jian)檔案保管期限一(yi)致(zhi)。

第十一條  電(dian)子文件(jian)應(ying)當按照規則命(ming)名，命(ming)名規則應(ying)體現電(dian)子文件(jian)與相應(ying)元數據的關聯(lian)，具體要求如下：

（一(yi)）采用完(wan)整、準確的電(dian)子文件題名命名。

（二）應當與紙質(zhi)文件名稱(cheng)一(yi)致。

 

 電子(zi)文(wen)件歸檔(dang)范圍

 

第十二條  電子文件歸檔范圍：

（一）反(fan)映單位職能活動、具(ju)有查(cha)考和保存價(jia)值的各(ge)類電子文件及其元(yuan)數據。

（二）文書類電子文件歸檔(dang)范(fan)(fan)圍按照《機關文件材(cai)料歸檔(dang)范(fan)(fan)圍和檔(dang)案保(bao)管(guan)期(qi)限(xian)規定(ding)》《企業文件材(cai)料歸檔(dang)范(fan)(fan)圍和檔(dang)案保(bao)管(guan)期(qi)限(xian)規定(ding)》等執行。

（三）照片(pian)、錄(lu)(lu)音、錄(lu)(lu)像等聲像類電(dian)子文件(jian)歸檔范圍參照GB/T 11821，科技類電(dian)子文件(jian)的歸檔范圍按照GB/T 1822-2008。

（四）各種專業(ye)類電子(zi)文(wen)件歸檔范圍按(an)照國家相(xiang)關規定(ding)執行。

第十三條  文(wen)書類(lei)電子文(wen)件中應歸檔的元數據按照DA/T 46-2009等標準(zhun)執行，至少包括：

（一(yi)）題(ti)名、文(wen)件編號、責任者、日期(qi)、機構或問(wen)題(ti)、保管期(qi)限、密級(ji)、格式信息、計算機文(wen)件名、計算機文(wen)件大(da)小(xiao)、文(wen)檔創建(jian)程(cheng)序等文(wen)件實體元數(shu)據；

（二）記(ji)錄有(you)關電(dian)子文(wen)件(jian)擬制、辦理活動(dong)的(de)業(ye)務行為(wei)、行為(wei)事件(jian)和機構(gou)人(ren)員名稱等(deng)元數據，記(ji)錄內容(rong)包括：發文(wen)的(de)起草、審核、簽發、復核、登記(ji)、用印、核發等(deng)，收文(wen)的(de)簽收、登記(ji)、初審、承辦、傳閱、催(cui)辦、答(da)復等(deng)。

 

 電子文件歸檔程(cheng)序

 

第十四條  業務處(chu)（科）室(shi)在歸檔(dang)過程中完成電子文件(jian)及其元數據的(de)清點、鑒定、填寫電子文件(jian)歸檔(dang)登記表等(deng)歸檔(dang)工(gong)作。

第十五條  業務處（科）室根據(ju)同級(ji)人(ren)力(li)資(zi)源社會保障部門辦公室要求清點、核實電子文件(jian)的門類、形成年度、保管期限、件(jian)數(shu)及其元數(shu)據(ju)數(shu)量(liang)等內容。

第十六條  業務處(chu)（科）室(shi)應對電(dian)子文件的真實性(xing)(xing)、可靠性(xing)(xing)、完整(zheng)性(xing)(xing)和可用性(xing)(xing)進行鑒定(ding)。

第十七條  業務處（科）室將清點、鑒定合格的電(dian)子(zi)(zi)文(wen)件(jian)及(ji)其元(yuan)數據導(dao)入電(dian)子(zi)(zi)檔(dang)案管(guan)理(li)系統預(yu)歸檔(dang)庫，自動采集電(dian)子(zi)(zi)文(wen)件(jian)結構元(yuan)數據，通過計算機文(wen)件(jian)名建立電(dian)子(zi)(zi)文(wen)件(jian)與元(yuan)數據的關(guan)聯，在管(guan)理(li)電(dian)子(zi)(zi)文(wen)件(jian)及(ji)元(yuan)數據過程中記(ji)錄登(deng)記(ji)行(xing)為，登(deng)記(ji)歸檔(dang)電(dian)子(zi)(zi)文(wen)件(jian)。

第十八條  各級人力資源社會保(bao)障(zhang)部(bu)門辦公室在業務處（科）室配合下依據清單、鑒定(ding)結(jie)果，按批次(ci)或(huo)歸(gui)檔(dang)年(nian)度填寫電子(zi)文(wen)件(jian)歸(gui)檔(dang)登記表(biao)，完(wan)成電子(zi)文(wen)件(jian)的歸(gui)檔(dang)。

    

 電子文(wen)件(jian)歸(gui)檔(dang)時間與歸(gui)檔(dang)方式

 

第十九條  業(ye)務處(chu)（科）室應及時(shi)將電子文件及元數(shu)據歸(gui)檔，按月(yue)、季或(huo)半(ban)年確(que)定業(ye)務檔案歸(gui)檔周期，最(zui)長不超過半(ban)年。

第二十條  電子(zi)文件(jian)及(ji)其(qi)元數據的歸(gui)(gui)檔應(ying)當(dang)基于安全的網絡環境或(huo)專用(yong)離線存儲介質，采用(yong)在線歸(gui)(gui)檔或(huo)離線歸(gui)(gui)檔方(fang)式，通過電子(zi)檔案管理(li)系統客戶(hu)端或(huo)歸(gui)(gui)檔接口(kou)完成(cheng)。

第二十一條  應結合業務系(xi)統(tong)、電子(zi)檔案(an)管理系(xi)統(tong)運行網絡環境以及本(ben)單位實際，確定電子(zi)文件(jian)及其元(yuan)數據歸(gui)檔接口并(bing)作出書面說明。

 

 電子檔(dang)案的編目

 

第二十二條  業務處（科）室應當對電(dian)子(zi)檔(dang)案與紙(zhi)質(zhi)檔(dang)案進(jin)行同(tong)步(bu)整理、審核編制檔(dang)號等編目活動。

第二(er)十(shi)三條  業務(wu)處（科）室應當采用文件(jian)級檔號或唯一標識(shi)符作為(wei)要(yao)素為(wei)電子檔案及其組(zu)件(jian)重命名(ming)，同時更新相應的計算(suan)機文件(jian)名(ming)元(yuan)數據(ju)。

第二十四條  業務處（科(ke)）室應當(dang)將電子檔(dang)案(an)及其元(yuan)數據、紙質檔(dang)案(an)目錄數據歸入電子檔(dang)案(an)管(guan)理系統正式庫，并(bing)分類、有序地存(cun)儲電子檔(dang)案(an)及其組(zu)件。

第二十五條  應(ying)(ying)對整(zheng)理(li)階段劃定的電子檔案(an)保管期限與分類結(jie)果進行審核和確認，對不(bu)合理(li)或不(bu)準確的應(ying)(ying)進行修正。

第二十六條  應在(zai)整(zheng)理審核(he)基礎上，對電子(zi)檔案(an)、紙質檔案(an)重新排序,并依(yi)據排序結果編制(zhi)文(wen)件級檔號(hao)。

 

 電(dian)子檔案(an)的利用

 

第二十七條  電(dian)子檔案的提供利用(yong)應(ying)嚴格(ge)遵守國(guo)家相關保(bao)密規定。

第二十八條   根據(ju)工作崗位、職責等要(yao)求(qiu)，在電子(zi)檔案管理(li)系統(tong)為利(li)用者設置相應的電子(zi)檔案利(li)用權限，為相關業(ye)務系統(tong)設置電子(zi)檔案管理(li)員(yuan)。

第二十九(jiu)條  利用者應在權限允(yun)許范圍(wei)內檢索、瀏覽、復制(zhi)、下載電(dian)子檔(dang)案(an)、電(dian)子檔(dang)案(an)組件及(ji)其元數據。

第三十條  電子檔(dang)案及其(qi)元數據的(de)離線存儲介質(zhi)不得(de)外借，其(qi)使(shi)用應(ying)在檔(dang)案部門的(de)監控范圍內。

第三十一條  對電子檔案采用在線方式提供利用時，應遵守國家有關信息安全的相關規定，從技術和管理兩方面采取嚴格的管理措施。 

 

 電子檔案的(de)存儲與備份(fen)

 

第三十二條  應(ying)當為電子檔案及其元(yuan)數(shu)據的(de)(de)安全存(cun)儲(chu)配(pei)置與電子檔案管理系統(tong)相(xiang)適應(ying)的(de)(de)在線存(cun)儲(chu)設備。

第三十三條  電(dian)子(zi)檔案(an)管理系統應當逐級建立文件夾，分(fen)門別類、集中(zhong)有序地存儲(chu)電(dian)子(zi)檔案(an)及其組件，并(bing)在元數據(ju)中(zhong)自動記錄電(dian)子(zi)檔案(an)在線存儲(chu)路徑。

第三十四條  在線(xian)存儲(chu)系統應實施容錯技(ji)術方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發現問題應及時(shi)處置。

第三十(shi)五條  結合單位(wei)電(dian)子(zi)檔(dang)(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)(li)和信(xin)息化建設實(shi)際，在確保電(dian)子(zi)檔(dang)(dang)案(an)真(zhen)實(shi)、完整、可用和安(an)全基(ji)礎上，實(shi)施(shi)電(dian)子(zi)檔(dang)(dang)案(an)及(ji)其元數(shu)據(ju)、管(guan)理(li)(li)(li)系統及(ji)其配置數(shu)據(ju)、日(ri)志數(shu)據(ju)等備份管(guan)理(li)(li)(li)。

 

 電子檔案的移交與銷毀

 

第三(san)十六(liu)條  到期電子(zi)檔案(an)移(yi)交前，應(ying)(ying)進行解密(mi)審查(cha)(cha)。電子(zi)檔案(an)的解密(mi)審查(cha)(cha)應(ying)(ying)由檔案(an)部門(men)、保密(mi)部門(men)共同實(shi)施，必要時可(ke)協商相關職能部門(men)。解密(mi)審查(cha)(cha)意見經(jing)上(shang)級領(ling)導或主管部門(men)審核、批(pi)準(zhun)后方可(ke)實(shi)施。

第三十七條   保管期(qi)限(xian)為永(yong)久的電子(zi)檔案及其元數據(ju)自形成(cheng)之日起(qi)5年(nian)內應(ying)向同級人力資(zi)源(yuan)社會保障(zhang)部(bu)門(men)辦(ban)(ban)公(gong)室(shi)(shi)移交，移交工作(zuo)按照《電子(zi)檔案移交與接收辦(ban)(ban)法》和(he)辦(ban)(ban)公(gong)室(shi)(shi)的要求(qiu)執行。

第三十八條   紙質(zhi)、銀鹽感(gan)光(guang)材料等各門類傳統載體檔案(an)應(ying)以數(shu)字(zi)(zi)副本及其目(mu)錄數(shu)據(ju)移(yi)(yi)交(jiao)進館，以確保移(yi)(yi)交(jiao)年度(du)內數(shu)字(zi)(zi)檔案(an)資源的完整性。紙質(zhi)檔案(an)數(shu)字(zi)(zi)化轉換(huan)應(ying)按照(zhao)DA/T 31、ISO/TR 13028-2010以及辦公室(shi)的要求執行(xing)。

第三十九條   辦公室應(ying)根(gen)據本單位檔案(an)保(bao)管期限表進行電子(zi)檔案(an)銷(xiao)毀鑒定，提出被鑒定對象的續存或銷(xiao)毀意見(jian)(jian)，必要時(shi)可與(yu)相關(guan)職能部門(men)協商。銷(xiao)毀鑒定意見(jian)(jian)經上級(ji)領導或主管部門(men)審核(he)批(pi)準(zhun)后實施。電子(zi)檔案(an)的銷(xiao)毀應(ying)參照國家關(guan)于檔案(an)銷(xiao)毀的有關(guan)規定與(yu)程序執行。

第四十條   ;應從在線(xian)存(cun)儲(chu)設備(bei)、異地(di)容(rong)災備(bei)份系(xi)統中(zhong)徹底刪除(chu)應銷毀電子(zi)(zi)檔案(an)，電子(zi)(zi)檔案(an)管理系(xi)統應在管理過程(cheng)元數據、審計日志(zhi)中(zhong)自動記錄鑒定、銷毀活動,將被(bei)銷毀電子(zi)(zi)檔案(an)的元數據移入銷毀數據庫。

第四十一條   應(ying)銷毀(hui)電(dian)子(zi)檔(dang)案的(de)離(li)線存儲介質，應(ying)對其實施(shi)破壞性(xing)銷毀(hui)。實施(shi)銷毀(hui)前，應(ying)對備(bei)份其中的(de)其他電(dian)子(zi)檔(dang)案進(jin)行(xing)離(li)線存儲介質的(de)轉(zhuan)換。

第四十二條   應填寫電(dian)子檔案(an)銷毀登記表(biao)并歸檔保存(cun)。

 

第十章  附  則

 

第四十三條  本(ben)辦法由山東省人力資源和社會(hui)保障廳負(fu)責(ze)解釋。

第四十四條  本辦法(fa)自(zi)2019年(nian)3月1日起施行，有效期至2021年(nian)2月28日。

 

附件：山(shan)東省人力資源社會保(bao)障業務電子檔案(an)技術(shu)規范

附件     

 

山東省人力資源社會保障(zhang)業務(wu)電子檔(dang)案

技術規范

 

一、規范性引用文件

山東省人(ren)力資源(yuan)社會保障（以下(xia)簡(jian)稱“人(ren)社”）業務電(dian)子檔案管理辦法遵循(xun)國家信(xin)息化建設的相關法律法規和標(biao)準規范。 下(xia)列文件(jian)(jian)對于(yu)本文件(jian)(jian)的應用(yong)(yong)(yong)是必不(bu)可少的。凡是注(zhu)(zhu)日期(qi)(qi)的引用(yong)(yong)(yong)文件(jian)(jian)，僅注(zhu)(zhu)日期(qi)(qi)的版本適用(yong)(yong)(yong)于(yu)本文件(jian)(jian)，凡是不(bu)注(zhu)(zhu)日期(qi)(qi)的引用(yong)(yong)(yong)文件(jian)(jian)，其(qi)最新版本（包括(kuo)所有的修改版）適用(yong)(yong)(yong)于(yu)本文件(jian)(jian)。

DA/T 1 檔(dang)案工(gong)作(zuo)基本術語

DA/T 6 檔案裝具

DA/T 12 全宗卷規范(fan)

DA/T 13 檔(dang)號編制規則

DA/T 15 磁性(xing)載體檔案(an)管理與保護(hu)規范(fan)

DA/T 18 檔(dang)案(an)著錄規則(ze)

DA/T 22 歸檔文(wen)件整理規則

DA/T 28-2002 國(guo)家重(zhong)大(da)建設項目文(wen)件(jian)歸檔要求與檔案整(zheng)理規范

DA/T 31 紙質檔案數(shu)字化(hua)技術(shu)規范

DA/T 38 電子文件歸檔(dang)光盤技術要(yao)求和應用規范(fan)

DA/T 47 版式(shi)電子文件長(chang)期保存格式(shi)需求

GB/T 2260-2007 中華(hua)人民共和(he)國行政區劃代碼

GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規范

GB/T 27768 社會保(bao)險服(fu)務總(zong)則(ze)

 GB/T 27769 社會保(bao)障(zhang)服務中心設施設備要求

GB/T 7156-2003文獻保密等級代碼與標識

GB/T 9704-2012黨政機關(guan)公(gong)文格式

GB/T 11821-2002照(zhao)片檔案整理(li)規范(fan)

GB/T 11822-2008科學技術檔案案卷構成的一(yi)般(ban)要求

GB/T 12628-2008 硬(ying)磁盤驅動器通用(yong)規范(fan)

 GB/T 17678-1999 CAD電子文(wen)件光盤(pan)存(cun)儲、歸檔(dang)與(yu)檔(dang)案管理要求

GB/T 20988-2007 信息安全技術信息系統災難恢復規范

GB/T 26183.1-2010 信息與文獻文件(jian)管理(li)過程文件(jian)元數據第(di)1部分:原(yuan)則(ISO 23081-1,IDT）

GB/T 29194-2012  電子文件管理系統通用功能要求

JGJ25 檔案館建筑設計規范

    二、術語和定(ding)義

下(xia)列(lie)術語和定(ding)義適用(yong)于本(ben)文(wen)件

1．電子文件

國家(jia)機構、社會組(zu)織或(huo)個人在履(lv)行其法定(ding)職責或(huo)處理事(shi)務過程中，通過計算機等電(dian)子設備形成、辦理、傳輸和存儲的(de)數字格式(shi)的(de)各種信息記錄。電(dian)子文(wen)件由內容(rong)、結構、背景組(zu)成。

2.電子檔案

具有憑(ping)證、查考和保存(cun)價值(zhi)并歸檔保存(cun)的電子文件。

3.元數據

描述(shu)電子文件和電子檔案(an)的(de)內容、背景、結構及其管(guan)理過程的(de)數據。

4.組件

構成(cheng)電(dian)子文件、電(dian)子檔(dang)案且(qie)獨立(li)存(cun)在(zai)的一個(ge)比特流。

5.真實性

電子文件、電子檔案(an)的內容、邏輯結構和形(xing)成背景與(yu)形(xing)成時的原始(shi)狀況相一致的性質。

6.可靠性

電子文件、電子檔案的內容完全和正(zheng)確地表(biao)達(da)其所反(fan)應的事物、活動或(huo)事實的性質(zhi)。

7.完整性

電(dian)子文(wen)件、電(dian)子檔案的內容、結構和背景信息齊全且沒有破(po)壞、變異或(huo)丟失(shi)的性質。

8.可用性

電子文件、電子檔案可以被檢(jian)索、呈現或理解的(de)性質(zhi)。

9.業務系統

形成或管理(li)人社機構活動(dong)數據(ju)的計(ji)算機信息(xi)系(xi)統。

示例(li)：就(jiu)業(ye)和人才服務(wu)系(xi)(xi)(xi)統(tong)、人事人才系(xi)(xi)(xi)統(tong)、勞(lao)動關系(xi)(xi)(xi)系(xi)(xi)(xi)統(tong)、社會保險(xian)系(xi)(xi)(xi)統(tong)、網上服務(wu)系(xi)(xi)(xi)統(tong)等促進人社部門事務(wu)處理(li)的應用系(xi)(xi)(xi)統(tong)。

10.電子檔案管理系統

對電子檔案進行采集、歸檔、編目(mu)、管理和處(chu)置的計算機信(xin)息系(xi)統。

11.采集

對電(dian)子文件、電(dian)子檔案進行(xing)收(shou)集和存儲的方法(fa)與過程。

12.歸檔

將具(ju)有(you)憑證、查(cha)考和保存價值(zhi)且辦理(li)完畢、經(jing)系(xi)統整理(li)的(de)電(dian)子(zi)文(wen)件向檔案部門(men)提交的(de)過(guo)程。

13.移交

按照國家規定將電子檔案的保(bao)管權移交(jiao)檔案部門(men)的過程。

14.登記

電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)進入電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)管(guan)理系統時賦予電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)唯一標(biao)識符(fu)的行為。

15.轉換

在維(wei)護真(zhen)實(shi)性、完整性和可(ke)用性前提下，將電子檔案(an)從(cong)(cong)一種載(zai)體(ti)換成到(dao)另一種載(zai)體(ti)或從(cong)(cong)一種格式(shi)轉換成另一種格式(shi)的過程(cheng)。

16.遷移

在維(wei)護真實性(xing)、完整性(xing)和可用性(xing)的前提下，將(jiang)電子檔(dang)案從一(yi)個系統轉移到另一(yi)個系統的過程。

三、檔號編制要求

1. 應(ying)按照DA/T 13-1994 等標準以(yi)及電子(zi)檔(dang)案全程管理要(yao)求確定檔(dang)號編制規則。

2. 應采用同級國家綜合檔(dang)案(an)(an)館檔(dang)號(hao)(hao)編制規(gui)則為(wei)室藏電子(zi)檔(dang)案(an)(an)、紙質檔(dang)案(an)(an)編制檔(dang)號(hao)(hao)。

3. 檔號應能唯一標識(shi)全宗內任一電子檔案或紙質(zhi)檔案。

4. 以檔號作(zuo)為(wei)電(dian)子檔案命名要素(su)時，計(ji)算機文件名應(ying)能在計(ji)算機存(cun)儲器中唯一標識(shi)。

四、電子檔案(an)備份要求

1.電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)在線備份與災難(nan)備份的基(ji)本(ben)要求如下:

（1）宜采(cai)用磁(ci)帶(dai)備份(fen)(fen)系統(tong)進行在(zai)線備份(fen)(fen)，應定期對電子檔案及其元數據(ju)、電子檔案管理系統(tong)的配置(zhi)數據(ju)和日志數據(ju)等進行全量(liang)、增(zeng)量(liang)或差異備份(fen)(fen)。

（2）電子(zi)檔案(an)數量(liang)達(da)到一定量(liang)且(qie)條(tiao)件(jian)許可時，可實施電子(zi)檔案(an)管理系統和數據(ju)庫系統的熱備份(fen)。

（3）本(ben)單位(wei)建設災(zai)難備(bei)份中(zhong)心時，應(ying)將(jiang)電子檔(dang)(dang)案(an)及其(qi)元(yuan)數據、電子檔(dang)(dang)案(an)管(guan)理系統的災(zai)難備(bei)份納入規劃之中(zhong)，進(jin)行同步分(fen)析、設計和(he)建設。電子檔(dang)(dang)案(an)的災(zai)難備(bei)份和(he)災(zai)難恢復應(ying)參照GB/T 20988-2007等標準執行。

2.電子檔案離線(xian)備份的基本要求如下:

（1）應采用(yong)一次寫光盤磁(ci)帶、硬磁(ci)盤等離線存儲介(jie)質，參照GB/T 2828.1-2012、GB/T 12628-2008、GB/T 17678-1999、DA/T 15-1995、DA/T 38-2008等標準實施電子(zi)檔案及其元數(shu)據(ju)、電子(zi)檔案管理系統(tong)配置(zhi)數(shu)據(ju)、日志數(shu)據(ju)等的(de)離線備份。

（2）電子檔案離(li)線存儲介質至少(shao)應(ying)制(zhi)作一(yi)套(tao)。可根(gen)據異地備份、電子檔案珍貴程度和日常應(ying)用需(xu)要等(deng)實際情況(kuang)，制(zhi)作第(di)(di)二套(tao)、第(di)(di)三(san)套(tao)離(li)線存儲介質,并(bing)在裝具上標識套(tao)別。

（3）應(ying)對(dui)離(li)(li)線存(cun)儲(chu)(chu)介質(zhi)進行規范(fan)管理，按規則編(bian)制離(li)(li)線存(cun)儲(chu)(chu)介質(zhi)編(bian)號,按規范(fan)結(jie)構存(cun)儲(chu)(chu)備份對(dui)象和(he)相應(ying)的說明文(wen)件，標(biao)(biao)識離(li)(li)線存(cun)儲(chu)(chu)介質(zhi)，禁止(zhi)在光盤表面粘貼標(biao)(biao)簽(qian)。

（4）離線存儲介質(zhi)的(de)保(bao)(bao)管除參照(zhao)紙質(zhi)檔案保(bao)(bao)管要求外，還(huan)應符(fu)合下列條件(jian):

  ---應(ying)作(zuo)防寫處理。避免擦(ca)、劃、觸摸(mo)記錄涂層(ceng);

  ---應裝盒，豎立(li)存放(fang)或平(ping)放(fang)，避免擠壓;

  ---應遠(yuan)離強磁場、強熱源(yuan)，并與有害(hai)氣體隔離;

  ---保管環(huan)境(jing)溫(wen)度選(xuan)定(ding)(ding)范圍:光盤17℃-20℃，磁(ci)性載體(ti)15℃-27℃ ;相對濕度選(xuan)定(ding)(ding)范圍:光盤20%-50%，磁(ci)性載休40% -60%。具體(ti)要求見(jian)DA/T 15-1995 、DA/T 38-2008。

（5）應定期對磁性(xing)載體(ti)進行(xing)抽樣(yang)檢測(ce)，抽樣(yang)率不低(di)于10%;抽樣(yang)檢測(ce)過程中如果發現永久性(xing)誤(wu)(wu)差時應擴大抽檢范圍或進行(xing)100%的檢測(ce)，并立即對發生永久性(xing)誤(wu)(wu)差的磁性(xing)存(cun)儲介質進行(xing)復制或更(geng)新。

（6）對光盤進行定期檢測，檢測結(jie)果超過三級預警線時應立即實施更新(xin)。

（7）離線存儲介(jie)質所(suo)采用的技術即將淘汰時，應(ying)立即將其(qi)中(zhong)存儲的電子(zi)檔案及(ji)其(qi)元(yuan)數據等轉(zhuan)換至(zhi)新型且性能可靠的離線存儲介(jie)質之中(zhong)。

（8）確(que)認離線(xian)存儲介(jie)(jie)質的(de)復制(zhi)、更新和轉(zhuan)換等(deng)管理活動成功時，再按(an)照相關規(gui)定對原離線(xian)存儲介(jie)(jie)質實(shi)施破(po)壞性(xing)銷(xiao)毀。

五、電子檔案轉換或遷移說明

1. 出現以(yi)下但不限于以(yi)下情況時,應實(shi)施電子檔案及其元數據的(de)轉換或遷移:

（1）電(dian)子檔案當前(qian)格(ge)(ge)式將被淘汰或失去技術支持時，應實施(shi)電(dian)子檔案或元數據的(de)格(ge)(ge)式轉換。

（2）因(yin)(yin)技術更新、介(jie)質(zhi)(zhi)(zhi)檢測不合格等原因(yin)(yin)需更換離線(xian)存儲介(jie)質(zhi)(zhi)(zhi)時(shi)，應實施電子檔(dang)案(an)或(huo)元數據離線(xian)存儲介(jie)質(zhi)(zhi)(zhi)的轉換。

（3）支撐電(dian)(dian)子檔案管理(li)系(xi)統運(yun)行的操作系(xi)統、數(shu)據(ju)庫(ku)管理(li)系(xi)統、臺式計算機(ji)、服務器、磁盤(pan)陣列(lie)等主要系(xi)統硬(ying)件(jian)、基礎軟件(jian)等設(she)備升(sheng)級、更新時，應實施電(dian)(dian)子檔案管理(li)系(xi)統電(dian)(dian)子檔案及其(qi)元(yuan)數(shu)據(ju)的遷(qian)移(yi)。

（4）電子(zi)檔(dang)案管理(li)系統更新時，應(ying)實施電子(zi)檔(dang)案及(ji)其元數據的遷移。

2.應(ying)按照確認轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)換或(huo)遷(qian)移(yi)需求、評估轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)換或(huo)遷(qian)移(yi)風險，制定轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)換或(huo)遷(qian)移(yi)方案(an)，對電子檔案(an)及其元(yuan)數據進行(xing)轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)換或(huo)遷(qian)移(yi)。

3.應在確(que)保電子檔案(an)的(de)真實(shi)、可靠、完整和可用(yong)基礎上，參照(zhao)ISO13008-2012等標(biao)準實(shi)施電子檔案(an)及其(qi)元數據的(de)轉換或遷移。

4.應(ying)在確定轉(zhuan)換(huan)或(huo)遷(qian)移活動成功實(shi)施(shi)之(zhi)后，根據本(ben)單(dan)位實(shi)際對轉(zhuan)換(huan)或(huo)遷(qian)移前(qian)的(de)電子檔案及其元數據進行銷毀或(huo)繼續留存(cun)的(de)處置。

5.電子檔案(an)及其元數據(ju)庫的(de)轉(zhuan)換、遷(qian)移(yi)活動應記錄于(yu)電子檔案(an)管理過(guo)程元數據(ju)中，并填寫電子檔案(an)格式轉(zhuan)換與(yu)遷(qian)移(yi)登記表。

6.重新對經過格(ge)式轉換后的電子檔案及其元(yuan)數(shu)據(ju)進行備份。

六、電子檔案影像技術(shu)標準

為(wei)加強紙(zhi)(zhi)質檔(dang)案(an)(an)的采(cai)集標準管理，依據(ju)《紙(zhi)(zhi)質檔(dang)案(an)(an)數字(zi)化(hua)技(ji)術(shu)規范》（DA/T31-2005），山東(dong)省(sheng)人(ren)社(she)業務檔(dang)案(an)(an)資料影(ying)像(xiang)(xiang)化(hua)的事中掃(sao)(sao)描、事后掃(sao)(sao)描、歷史檔(dang)案(an)(an)影(ying)像(xiang)(xiang)化(hua)加工(gong)等所有影(ying)像(xiang)(xiang)化(hua)工(gong)作均應(ying)遵守以(yi)下技(ji)術(shu)標準：

1.影像色彩模式

影像(xiang)色彩模式(shi)(shi)根據檔(dang)(dang)(dang)案的(de)不同情況可選擇(ze)黑(hei)白(bai)(bai)二值、灰(hui)度、彩色幾種模式(shi)(shi)，選擇(ze)原則如下：頁(ye)(ye)面為黑(hei)白(bai)(bai)兩(liang)色，字跡清晰、不帶(dai)插(cha)圖(tu)的(de)檔(dang)(dang)(dang)案，可采用黑(hei)白(bai)(bai)二值模式(shi)(shi)進行掃描；頁(ye)(ye)面為黑(hei)白(bai)(bai)兩(liang)色，但(dan)字跡清晰度較差(cha)或帶(dai)有插(cha)圖(tu)的(de)檔(dang)(dang)(dang)案，采用灰(hui)度模式(shi)(shi)進行掃描；頁(ye)(ye)面中(zhong)有紅頭(tou)、印章、或插(cha)有黑(hei)白(bai)(bai)照(zhao)片、彩色照(zhao)片、彩色插(cha)圖(tu)的(de)檔(dang)(dang)(dang)案，采用彩色模式(shi)(shi)進行掃描。

2.影像分辨率

影像分辨(bian)(bian)率選(xuan)擇以(yi)圖像清(qing)晰(xi)為(wei)(wei)目的，不得(de)(de)低于200dpi。彩色模(mo)式下(xia)不得(de)(de)低于300dpi。特(te)殊情況下(xia)，如(ru)文字偏小、密集、清(qing)晰(xi)度較差等可適當提(ti)高分辨(bian)(bian)率。照片以(yi)原色彩為(wei)(wei)準，采用300-600dpi進行掃描。

3.影像質量

（1）影像排列順(shun)序、文件(jian)內容(rong)應與檔案原件(jian)保(bao)持一致，不得缺頁(ye)。

（2）圖(tu)像(xiang)(xiang)的(de)偏(pian)斜度(du)、清晰度(du)、失真度(du)為(wei)影(ying)像(xiang)(xiang)的(de)重要質(zhi)量(liang)標準(zhun)。偏(pian)斜度(du)要求以達到視覺(jue)上(shang)基本不(bu)感覺(jue)偏(pian)斜為(wei)標準(zhun)，圖(tu)像(xiang)(xiang)方向應符合閱讀(du)習(xi)慣，不(bu)得倒(dao)置；圖(tu)像(xiang)(xiang)中不(bu)得出現黑點、黑線、黑框(kuang)、黑邊等影(ying)響(xiang)圖(tu)像(xiang)(xiang)質(zhi)量(liang)的(de)雜質(zhi)。

（3）對大幅面檔案(an)(an)需采(cai)用分(fen)區(qu)掃描(miao)形成多幅圖(tu)像(xiang)的(de)情(qing)況，應進(jin)行拼接處(chu)理，合并為一(yi)個完(wan)整的(de)圖(tu)像(xiang)，保(bao)證(zheng)檔案(an)(an)影像(xiang)的(de)完(wan)整性。

（4）圖像應(ying)進行裁邊處理(li)，去除多余(yu)白(bai)邊，以有(you)效縮小影像文件容量，節省存儲空(kong)間。

4.影像存儲格式

采用黑白二(er)值(zhi)模(mo)式(shi)掃描(miao)的圖像文件，一(yi)般采用TIFF(G4)格式(shi)存(cun)儲(chu)。采用灰度模(mo)式(shi)和(he)彩(cai)色模(mo)式(shi)掃描(miao)的文件，一(yi)般采用JPEG格式(shi)存(cun)儲(chu)。存(cun)儲(chu)時壓(ya)縮率的選擇，應在保(bao)證掃描(miao)的圖像清(qing)晰可(ke)讀前提下，盡量減(jian)小存(cun)儲(chu)容(rong)量。

圖像存儲可(ke)根據(ju)查詢需(xu)要組織形成PDF、CED等格式。

5.影像文件命名規(gui)則(ze)

紙(zhi)質(zhi)檔案目錄數據庫中的每一(yi)份(fen)文(wen)件(jian)，都有一(yi)個與(yu)之相(xiang)對應(ying)的唯一(yi)檔號(hao)(hao)，以(yi)該檔號(hao)(hao)為這(zhe)份(fen)文(wen)件(jian)掃描(miao)后的圖像文(wen)件(jian)命名。

多頁(ye)(ye)文件(jian)采用(yong)該檔號建立相應文件(jian)夾(jia)，按頁(ye)(ye)碼(ma)順(shun)序對圖像文件(jian)命名(ming)。

七、電子文件歸檔格(ge)式

1.電子文件歸(gui)檔格(ge)式(shi)應具備格(ge)式(shi)開放、不綁定軟硬件、顯示一致性(xing)、可轉(zhuan)換、易于利(li)用(yong)等性(xing)能(neng)，能(neng)夠(gou)支持同級國家綜(zong)合檔案館向長(chang)期保存格(ge)式(shi)轉(zhuan)換。

2.電子(zi)文件應以通(tong)用格式(shi)形成(cheng)、收集、歸檔，或在(zai)歸檔前(qian)轉換為(wei)通(tong)用格式(shi)。版(ban)式(shi)文件格式(shi)應按照(zhao)DA/T47-2009執(zhi)行(xing)，可采用PDF、PDF/A格式(shi)。

3.以文本、位圖文件形成的電子文件應按要(yao)求(qiu)歸檔(dang)。

4.電子(zi)文件及(ji)其(qi)元數據(ju)歸檔(dang)接口通常(chang)包括但不限于以下三種:

（1）webservice歸檔(dang)接口。

（2）中間(jian)數據庫歸(gui)檔接口(kou)。

（3）歸檔電子(zi)文件及其元數據的規范存儲結構(gou)。

八、業務系(xi)統(tong)與電子檔(dang)案管理(li)系(xi)統(tong)

1.業務(wu)系(xi)統(tong)電(dian)子文(wen)件歸檔功能應包含以下幾個方(fang)面：

（1）應能按(an)電子(zi)檔案(an)歸檔范圍、電子(zi)文(wen)件(jian)收(shou)集及(ji)管(guan)理(li)(li)給出(chu)的相關(guan)要求，形成、收(shou)集、整理(li)(li)、歸檔電子(zi)文(wen)件(jian)及(ji)其(qi)元數(shu)據。

（2）應內置電(dian)子(zi)(zi)文(wen)件分類方(fang)案(an)、保管期(qi)限(xian)表等工具，支(zhi)持(chi)電(dian)子(zi)(zi)文(wen)件形成(cheng)或(huo)支(zhi)持(chi)辦理部(bu)門(men)完整收集、整理應歸檔電(dian)子(zi)(zi)文(wen)件及(ji)其元數據。

（3）應能以單個流式文(wen)檔集中記錄(lu)電子文(wen)件擬制、辦理過程中對其(qi)進行的全(quan)部修(xiu)改(gai)信息。

（4）能(neng)按(an)內(nei)置(zhi)規(gui)則自(zi)動(dong)命名(ming)、存儲(chu)電(dian)子文件(jian)(jian)及其組件(jian)(jian)，保持電(dian)子文件(jian)(jian)內(nei)在的(de)有(you)機聯(lian)系，建立電(dian)子文件(jian)(jian)與元數據之間(jian)的(de)關聯(lian)關系。

（5）能按標準生(sheng)成電子(zi)文件(jian)及其元數(shu)(shu)據(ju)歸(gui)檔數(shu)(shu)據(ju)包，或向歸(gui)檔接口推送電子(zi)文件(jian)及其元數(shu)(shu)據(ju)。

（6）能對已收集、積(ji)累的電子文件的所有(you)操作進(jin)行(xing)跟(gen)蹤(zong)、審計。

（7）需通過業(ye)務系(xi)統開展電子檔案管理活動時，業(ye)務系(xi)統電子檔案管理功能應參照GB/T29194-2012、ISO 16175-3:2010等(deng)標準執行。

2.電(dian)子(zi)檔案管理系(xi)統基本功能應包含(han)以下幾個方面：

（1）電(dian)子檔案管理系統基本功能和可選功能應參照GB/T 29194-2012、DA/T 31、ISO 13028-2010、 ISO 16175-2:2011等標準以及同級國家綜合(he)檔案館的(de)相關要求執行。

（2）應具(ju)備(bei)電子檔案管理(li)配置(zhi)功能(neng)，包括分類方案管理(li)、檔號(hao)規(gui)則管理(li)、保管期限表管理(li)、元數據方案管理(li)、門類定(ding)義(yi)等功能(neng)。

（3）應具備電(dian)子檔(dang)案管(guan)理功(gong)能，包括電(dian)子檔(dang)案及(ji)其(qi)元數據的采集、登記、分類、編(bian)目、命名、存儲、利用(yong)、統(tong)計、鑒定、銷毀、移交、備份、報表管(guan)理等(deng)功(gong)能。

（4）應具備(bei)電子檔案安(an)全管理(li)功(gong)能，包括身份(fen)認(ren)證、權限管理(li)、跟蹤審計、生(sheng)成固化信息等功(gong)能。

（5）應具備系統(tong)(tong)管理功(gong)能(neng)，包(bao)括(kuo)系統(tong)(tong)參數管理、系統(tong)(tong)用戶(hu)和資源管理、系統(tong)(tong)功(gong)能(neng)配置(zhi)、操作權限分配、事件(jian)報(bao)告(gao)等(deng)功(gong)能(neng)。

（6）應(ying)具備(bei)各門類紙(zhi)質(zhi)檔(dang)案(an)(an)管(guan)理功(gong)能，包括(kuo)對電子檔(dang)案(an)(an)和紙(zhi)質(zhi)檔(dang)案(an)(an)同步(bu)編(bian)目、排序(xu)、編(bian)制檔(dang)號等功(gong)能。

（7）應具(ju)備紙(zhi)質檔案數據化以及(ji)紙(zhi)質檔案數字副(fu)本管理功能(neng)。

3.檔案信(xin)息化基礎設施應滿足以下幾個方面的要求(qiu):

（1）檔(dang)案信息化基礎設施和信息安全設施應能保障電子檔(dang)案管理系統的正常(chang)運行，滿足電子文件(jian)歸檔(dang)與電子檔(dang)案管理活(huo)動(dong)的實際(ji)需(xu)求。

（2）應為檔案部(bu)門配備局域網(wang)、政務網(wang)和(he)互聯網(wang)等(deng)網(wang)絡(luo)基礎設(she)施，網(wang)絡(luo)性能(neng)應能(neng)適應各(ge)類(lei)電子文(wen)件(jian)、電子檔案傳輸(shu)和(he)利用的要求。

（3）應配備(bei)與電子(zi)檔案管(guan)理(li)系(xi)統以及電子(zi)檔案管(guan)理(li)需求相適(shi)應的(de)系(xi)統硬件、基礎軟件和存儲(chu)、備(bei)份等設(she)備(bei)。

（4）應(ying)配備(bei)與電子檔(dang)案管理系統相適應(ying)的安全保(bao)障設(she)(she)施，包括(kuo)殺毒軟件(jian)、防(fang)火墻等(deng)設(she)(she)備(bei)。

九、電子檔案(an)管理系統安全(quan)管理

1.電子檔案管(guan)理系統安全管(guan)理應參照(zhao)《檔案信(xin)息系統安全等級(ji)(ji)保護(hu)定級(ji)(ji)工作指(zhi)南》、涉密計算機信(xin)息系統分級(ji)(ji)保護(hu)等規(gui)定執(zhi)行。

2.應建立電子檔案管(guan)理系統安全管(guan)理制度，明確管(guan)理職(zhi)責和要求，規范操作行(xing)為。

3.電子檔案管理系統以(yi)及(ji)檔案信(xin)息化基礎(chu)設施、信(xin)息安全設施等各種設備的選型、采購應符合國(guo)家有關信(xin)息安全和(he)知識產(chan)權保(bao)護等方面的規定。

4.支撐電子(zi)檔(dang)案管理系(xi)統運(yun)行的網絡(luo)應與互聯網物理隔(ge)離，與互聯網設備(bei)之間的數據傳(chuan)輸應通過一(yi)次(ci)性寫入光盤實施(shi)。

5.嚴(yan)格管理電子檔(dang)案管理系統的專(zhuan)用(yong)(yong)離線存儲(chu)介(jie)質(zhi)及共用(yong)(yong)賬戶,定期查殺病(bing)毒，監(jian)控非授權用(yong)(yong)戶的登錄與操作(zuo)行(xing)為。

6.應(ying)制定并實施電子(zi)檔案管理系統應(ying)急(ji)處置(zhi)預案，明(ming)確職責(ze)分(fen)工和保障措施，建立預防(fang)預警、應(ying)急(ji)響應(ying)和獎(jiang)懲等應(ying)急(ji)處置(zhi)機(ji)制。

（來源：山東省人(ren)力資(zi)源和社會保障(zhang)廳）